SEKRETERYA OFİSİ
SALTUR‘un ofisleri olarak belirlenecek ve mevcut bilgisayar, faks vb. cihazlar kongrenin kullanımına tahsis edilecektir. Kongre çalışma dönemi süresince yeterli sayıda deneyimli Acente personeli kongreye hizmet verecektir.
OTEL REZERVASYONLARI
Katılımcıların konaklamak istediği tesislerle ilgili talepler acentede toplanır ve gerekli olan tüm rezervasyon işlemleri acente tarafından yapılır. Kongre organizasyonu için gerekli altyapıya sahip otel alternatifleri kongre duyuruları öncesinde komitenin onayına sunulur ve toplantı salonları fuayesi ve yeterli sayıda odası ile en uygun acente ve komitenin ortak kararı ile belirlenir.
TRANSFERLER
İstendiği taktirde katılımcıların tüm transfer işlemleri SALTUR tarafından yapılır.
KONGRE PERSONELİ
Kongre öncesinde eğitime tabi tutulurlar. Kongre hizmetlerinin tamamını üstlenecek olan personel kongre süresince tek tip üniforma giyer. Çalışacak personel sayısı, katılımcı sayısına göre belirlenir ve bu personel toplantı salonları, slayt kontrol odası ve kayıt masalarında görev yaparlar.
SPONSOR FİRMALAR
Organizasyon komitesinin bilgi ve onayı ile yürütülür. Firmalara Kongre ile ilgili detaylı bilgiler, stand planı, katılım ücretleri ve düzenleyecekleri aktiviteler ile ilgili bilgiler SALTUR tarafından verilir. Kongre sırasında katılımcı firmalara her türlü destek verilerek Organizasyon ve Acente prestiji korunur. Sponsor firmalarla ilgili her türlü yazışma, görüşme ve sözleşmeler Acente tarafından yapılır.
DAVETLİ KONUŞMACILAR
Kongrede konferans vermek üzere gelen yerli ve yabancı konuşmacıların İlk davetleri organizasyon komitesi tarafından yapılır. Konuşmacıların uçak biletleri ve Konaklamaları ile ilgili tüm yazışmalar SALTUR tarafından yapılır.Ayrıca konuşmacıların konuşma gün ve saatlerini bildiren mektuplar SALTUR tarafından kendilerine iletilir. Konuşmacıların havaalanı transferleri ve kongre merkezine ulaşımları SALTUR tarafından organize edilecek olup V.I.P hizmeti verilir.
